PENATAAN ARSIP KKP KELAS II JAYAPURA



Pengertian, Jenis, Tujuan Arsip dan pengertian Kearsipan
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir, surat-surat), kertas film, media komputer (disket, harddisk, piringan). Dalam kegiatan praktis pengertian arsip dapat dirumuskan sebagai berikut :
  • Naskah yang dibuat oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2. Tujuan Penataan Arsip
Beberapa tujuan yang perlu diingat mengapa penataan kearsipan itu perlu, antara lain sebagai berikut :
  • Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
  • Untuk menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
  • Untuk memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
  • Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut digunakan.

3. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip diantaranya dalah sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan administrasi.

3. Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

4. Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

5. Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.




Share:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

Stop Gratifikasi!

Stop Gratifikasi!

Tayangan 1 Bulan Terakhir

Blogroll

Popular Posts


PRE-BORDER LIAISON MEETING (BLM) RI-PNG FOR THE PREPARATION OF THE RI - PNG SPECIAL SESION 2021 AGENDA

KEMENTERIAN KESEHATAN KANTOR KESEHATAN PELABUHAN KELAS II JAYAPURA PRE-BORDER LIAISON MEETING (BLM) RI-PNG FOR THE PREPARATION OF THE RI - P...

MARS KKP

Diberdayakan oleh Blogger.